Подскажите как назвать вакансию )
2300
34
Сэймэй
просветлённый
Доброго дня!
Скоро будем искать человека, и понял что не знаю как назвать вакансию, помоги, коллективный разум.
С одной стороны, это прежде всего работа как сотрудника службы поддержки. Отвечать на почту/мессенджеры/чаты от клиентов, и телефонные звонки от них же.
Но с другой - быть в офисе когда там никого нет, почту принесли допустим или посылку - принять расписаться. Открыть/закрыть офис иногда. Сходить на почту отправить корреспонденцию. Заварку купить, конфетки, печеньки. Может иногда и чашки помыть. Короче и за уютом следить тоже )
Как вот это назвать? )))
Скоро будем искать человека, и понял что не знаю как назвать вакансию, помоги, коллективный разум.
С одной стороны, это прежде всего работа как сотрудника службы поддержки. Отвечать на почту/мессенджеры/чаты от клиентов, и телефонные звонки от них же.
Но с другой - быть в офисе когда там никого нет, почту принесли допустим или посылку - принять расписаться. Открыть/закрыть офис иногда. Сходить на почту отправить корреспонденцию. Заварку купить, конфетки, печеньки. Может иногда и чашки помыть. Короче и за уютом следить тоже )
Как вот это назвать? )))
Очередной кентавр? Слабо себе представляю девицу на ресепшен, которая одновременно и оператор службы поддержки.
Тоже такой вариант в голову пришёл. Спасибо.
Вы уверены?
Показать спойлер
Должностная инструкция офис-менеджера
Открыть в формате WORD Должностная инструкция офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
-законодательными актами РФ;
-Уставом Компании;
-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
-Положениями об отделах Компании;
-приказами руководства;
-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
-настоящей Должностной инструкцией.
1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
1.9. Офис-менеджер должен знать:
- организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
- положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
- функции и задачи подразделений Компании;
- функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
- свои функциональные обязанности и права;
- свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.
2. Должностные обязанности
Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Исходя из этого, офис-менеджер:
1. Выполняет функции секретаря Компании:
1.1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.
2.3. Осуществление подписки на периодические издания.
2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Координирует и контролирует работу:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.
4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).
3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
4. Ответственность
Офис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт: /______________/
«__» _________200
Начальник отдела кадров:
Открыть в формате WORD Должностная инструкция офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
-законодательными актами РФ;
-Уставом Компании;
-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
-Положениями об отделах Компании;
-приказами руководства;
-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
-настоящей Должностной инструкцией.
1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
1.9. Офис-менеджер должен знать:
- организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
- положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
- функции и задачи подразделений Компании;
- функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
- свои функциональные обязанности и права;
- свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.
2. Должностные обязанности
Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Исходя из этого, офис-менеджер:
1. Выполняет функции секретаря Компании:
1.1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.
2.3. Осуществление подписки на периодические издания.
2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Координирует и контролирует работу:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.
4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).
3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
4. Ответственность
Офис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт: /______________/
«__» _________200
Начальник отдела кадров:
Показать спойлер
ну это в какой-то конкретной компании
в другой будет иначе, смысл тот же - поддерживает жизнь в офисе как минимум, разве нет?
в другой будет иначе, смысл тот же - поддерживает жизнь в офисе как минимум, разве нет?
поддерживать жизнь в офисе - несомненно, но поддерживать жизнь Клиента в его офисе/квартире - спорно
Сейчас читают
БЕСПЛАТНАЯ ДИАГНОСТИКА и прочие халявы
245950
1000
нескуЧАЙные встречи (от балета до концерта через театр в кинозал)
367631
593
Покупка квартиры в ипотеку в свете приближающегося кризиса
43433
252
вообще не понял
вы о чем??? в какой квартире клиента????
вы о чем??? в какой квартире клиента????
я об этом:
С одной стороны, это прежде всего работа как сотрудника службы поддержки.
Александр.....
guru
Как назовёте, неважно (пусть будет офис-менеджер). Главное, при приёме на работу чётко озвучивать все эти должностные обязанности, чтобы претендент готов был на них.
И продумайте, не будет ли противоречий, когда работник посуду моет или в булочную за печеньками ушёл, а телефон разрывается.
И продумайте, не будет ли противоречий, когда работник посуду моет или в булочную за печеньками ушёл, а телефон разрывается.
Alippa
нет статуса
"как яхту назовешь, тем она и пойдет ко дну"©
Сэймэй
просветлённый
В то время есть я и кто-то еще. Чтобы постоянно кто-то был нам надо.
Должностная инструкция, прописывающая обязанности конкретной должности, в каждой компании имеет свои особенности.
чего ради? может и закон Ома в каждой лавке имеет свои особенности?
может и закон Ома в каждой лавке имеет свои особенности?Имеет, все завесит от того, с переменукой лавка работает, или с постоянкой
![:миг:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/wink.gif)
Городской Кот
veteran
Отвечать на почту/мессенджеры/чаты от клиентов
Заварку купить, конфетки, печеньки.Если почта/чат не предполагает технических вопросов - то это офис-менеджер. Если предполагает - сотрудник техподдержки, но я очень сомневаюсь, что сможете найти такую, чтобы и за печеньками бегала и технический вопрос смогла решить.
И вовсе не потому что невозможно найти сотрудницу, которая будет соображать настолько, чтобы его решить. А потому что оная сотрудница посчитает для себя невозможным заниматься такой вещью, как бегать за печеньками и мыть чашки. Другой уровень, понимаете?
Не, можно материально заинтересовать. Я думаю, треть выше медианы по более оплачиваемой из двух должностей могла бы заинтересовать человека. Вопрос в том - будет ли это вам выгодно.
Городской Кот
veteran
Насчет закона Ома ничего не скажу, а вот ДИ офис-менеджера варьируется в широчайших пределах. Например в нашем конкретном случае ей никто не подчиняется, водители - в ГМТС, уборщицы - в АХО,а она сама в подчинении у помошника генерального.
Офис-менеджер - это такая типо должность, которая может все что угодно предполагать.
Офис-менеджер - это такая типо должность, которая может все что угодно предполагать.
Городской Кот
veteran
В то время есть я и кто-то еще. Чтобы постоянно кто-то был нам надо.Лучше определиться, кого же надо. Если саппортер, чтобы ответ клиентам был в приоритете - берите саппортера, но тогда за печеньками и на кухню отправить его не получится. Если "подай-принеси-уйди-не_мешай" - берите офис-менеджера, но на саппорт ее не получится посадить - ну по крайней мере без обучения, да еше она может оказаться с техническим кретинизмом
![:улыб:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/smile.gif)
Сэймэй
просветлённый
Другой уровень, понимаете?В чем другой? Если директор может и на вопросы клиентов отвечать и чашки по офису помыть, то почему сотрудник не может?
Ну думаю что кто посчитает что не возможно - тот и не будет устраиваться, верно? Вопрос был как назвать это корректно и понятно.
Не техподдержка, а служба поддержки. К примеру "алё, оплата за мой заказ поступила, а то что -то волнуюсь". Или "мне сегодня должны были доставить посылку, а что-то не звонят, когда доставят". Думаю это не заоблачный уровень 3-х различных высших образований должен быть, включая обучение в Принстоне.
В общем я так понял что офис-менеджер наиболее близко по духу )
Городской Кот
veteran
А, ну это офис-менеджер сможет
Я просто сразу за свое техническое болото![:улыб:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/smile.gif)
![:улыб:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/smile.gif)
![:улыб:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/smile.gif)
Alippa
нет статуса
Насчет закона Ома ничего не скажу, а вот ДИ офис-менеджера варьируется в широчайших пределах. Например в нашем конкретном случае ей никто не подчиняется, водители - в ГМТС, уборщицы - в АХО,а она сама в подчинении у помошника генерального.ну дык можно сову и на глобус натянуть. Есть устоявшаяся деловая практика, есть устоявшийся дискурс отраслевой и любой выпендреж чревать тем, что тебя просто не поймут и ты потеряешь время. Вот коллега употребил всуе погоняло: поддержка и у меня одна картинка в голове нарисовалась, а как выясняется чисто ответы на тривиальные вопросы по прохождению заказа. Не факт, что это нужно вешать на офис-менеджера, но если лавка маленькая, то можно прикрыть глаза ладошкой на это
Офис-менеджер - это такая типо должность, которая может все что угодно предполагать.
можно прикрыть глаза ладошкой на этоСэймэй щас выдохнул прям
![:biggrin:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/biggrin.gif)
Вы, как и все работодатели, верите, что можно нанять одного человека, который закроет все должности в компании, а платить ему как одному? Вы не одни, уже не первое поколение работодателей в это верит, но что-то такого человека не находится, хоть ты тресни.
Что за глупости )
Я умею работать, и знаю что может сделать один человек.
К примеру с компании откуда я ушел - на замену мне приняли 3-х человек.
Собственно в этом разница между "работать" и "делать вид что работаешь".
Так и тут. Но да, у нас в стране люди любят "делать вид", а потом удивляться что производительность труда в стране в несколько раз ниже чем в США допустим или в Китае. В настоящий момент Россия на 34-м месте в мире по производительности труда, увы.
Но собственно наверное тут не об этом?
Я умею работать, и знаю что может сделать один человек.
К примеру с компании откуда я ушел - на замену мне приняли 3-х человек.
Собственно в этом разница между "работать" и "делать вид что работаешь".
Так и тут. Но да, у нас в стране люди любят "делать вид", а потом удивляться что производительность труда в стране в несколько раз ниже чем в США допустим или в Китае. В настоящий момент Россия на 34-м месте в мире по производительности труда, увы.
Но собственно наверное тут не об этом?
Я умею работать, и знаю что может сделать один человек.Вы работаете на себя, а тут предлагаете человеку работать на дядю, разницу объяснить?
Но да, у нас в стране люди любят "делать вид", а потом удивляться что производительность труда в стране в несколько раз ниже чем в США допустим или в Китае.Потому что у нас вместо промышленных роботов работают люди, а в Америке нужно человеку в час платить не меньше, чем тут за неделю люди зарабатывают. Вы еще срваните, что можно купить на зп там и здесь, а если будешь работать лучше - зп тебе еще и снизят, потому мотивации никакой нет.
Озвучьте, сколько готовы платить вашему чудо-специалисту? Хотя бы 30 сможете?))
какие чудо-навыки и знания нужны для описанного функционала?
какие чудо-навыки и знания нужны для описанного функционала?Умение быть одновременно в двух местах (за печеньками и на телефоне техподдержки). Только если этот телефон не мобильный, в котором есть Битрикс 24 с срмкой и всей информацией, где, когда и во сколько заказ пришел. А если клиент придет в офис с вопросом?
К примеру с компании откуда я ушел - на замену мне приняли 3-х человек.тем более зачем повторять чужие ошибки
30 - это минимум с которого я собирался начинать )
В двух то зачем. Она за печеньками - в офисе есть кому ответить на телефон.
Она не телефоне - есть кому сходить за печеньками.
Ну и да, Б24 у нас есть )))
Она не телефоне - есть кому сходить за печеньками.
Ну и да, Б24 у нас есть )))
А зачем вообще за печеньками куда-то ходить?
Может удивлю вас, но и печеньки, и чай, и сладости, и мелкую бытовую технику, и посуду и прочее-прочее-прочее уже давно можно заказать по прайсу компаний, которые продают обычную канцелярию для офиса. Привезут всё в лучшем виде в нужное место, в нужное время. Цены абсолютно гуманные.
Может удивлю вас, но и печеньки, и чай, и сладости, и мелкую бытовую технику, и посуду и прочее-прочее-прочее уже давно можно заказать по прайсу компаний, которые продают обычную канцелярию для офиса. Привезут всё в лучшем виде в нужное место, в нужное время. Цены абсолютно гуманные.
Городской Кот
veteran
Собственно в этом разница между "работать" и "делать вид что работаешь".Не совсем так. Есть и другие разницы
![:улыб:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/smile.gif)
Допустим, Вы собственник. Вы этот бизнес создали, Вы в него вложили время, деньги, душу, etc. Вы работаете не за деньги (хотя хотите чтобы он их приносил :)). Но Вы работаете "за идею" и всегда думаете, как бы сделать бизнес лучше.
А наемному работнику на Ваш бизнес...поровну
![:улыб:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/smile.gif)
Да, можно найти работника, который будет также работать "за идею". Но с ним придется делиться властью
![:улыб:](https://m.forum.ngs.ru/static/img/graemlins/smile.gif)
ТОП 5
1
3
4