возникла необходимость завести на предприятии такой журнал (для внутреннего так сказать использования)..
несколько бумажек растворились в небытие, а концов найти не можем...
какие графы должны в нем быть ?
№ /дата / наименование / кому отдал

что еще?
что бы сразу было удобно

вы имеете ввиду организацию документооброта? входящей и исходящей корреспонденции?
в таком случае можно взять за основу ту систему, что существует в госучреждениях и предприятиях.

дело в том, что я далека от делопроизводства и не знаю как это делают в гос.учреждениях

1. Назначается ответственное лицо, через которое проходит поток писем, к примеру.
2. Делаются самонабобные штампы "Вход.____Дата" и "Исход_(дата)". Вся входящая корреспонденция нумеруется путем проставления штампа на первый лист. Номер, дата, краткое содержание заносятся в журнал (на бумаге или в экселе или в аксцессе). Там же делается пометка какому подразделению передано. Далее все зависит от размеров предприятия, принцип я думаю понятен.
3. Исходящая сортировка и хранение писем также зависит от того, кто, сколько и чего кому пишет. Каждый отдел (если есть необходимость, то есть большой объем писем) нумеруется, или ему присваивается код. например, "ОК" - отдел кадров, "ОП" - отдел продаж. Этот код ставится на исходящий документ , например ОК -1 - первое письмо отдела кадров. оно же помечается штампом исходящим, занисится в реестр и хранится у исполнителей по мере надобности. Повторюсь, потребность в номенклатуре может быть, а может и не быть. Надо ориетнироаться по потоку документов.
Я тоже далека от делопроизводства, но есть всякие учебники, где все это популярно расписано с примерами.

Спасибо (идея со штампами – надо обдумать), но нам надо учитывать документооборот внутри предприятия - часто растворяются документы по пути между отделом продаж и бухгалтерией, менеджер говорит - отдавал счет-фактуру поставщика , а бухгалтер говорит: "в глаза не видел - звони, проси новую, у меня НДС, конец квартала и пр." ... а через некоторое время документы находятся ...
фирма растет - бумаг стало больше...
вот и мы решили завести журнал…
просто может кто-то такой уже завели поделится опытом