Здравствуйте! Я начинающий бухгалтер, ни разу не сталкивалась с командировками, поэтому прошу совета...
У нас ООО, УСН 15%.
В сентябре 3-е работников ездили в командировку в другой город, прихватив с собой еще одного человека, не имеющего никакого отношения к нашей организации. Билеты были оплачены с расчетного счета. 2-е сотрудников были в командировке 5 дней. Директор и его дама (не работающая в нашей организации) пребывал там 2 недели. В данный момент на руках распечатка электронных билетов, обещали принести посадочные талоны, и один договор аренды жилого помещения с ПКО на директора (гостинница).
В расходы я могу взять только билеты на сотрудников и расходы директора на гостинницу.
1. Что мне делать с билетом НЕ сотрудницы? Он был оплачен с расчетного счета. Как вариант, сделать договор займа на директора? (ООО в качестве займа оплачивает билет его дамы, потом директор возвращает деньги в кассу).
2. Как составить авансовый отчет по авиабилетам, если они оплачивались с р/с? Или их вообще не надо вносить в авансовый отчет, если организация оплачивала их сама? Тогда как брать эту сумму в расходы?
3. Можно ли обойтись без командировочного удостоверения? Может достаточно только приказа о командировке?
4. Я знаю, что отчитаться о командировке надо было через 3 дня после того, как сотрудники вернулись. Документы собираюсь оформить задним числом... Прочитала, что необходимо оформить приказ о командировке, командировочное удостоверение на каждого сотрудника, служебное задание. Подскажите, не пропустила ли я чего?

Начнем с того,что основным документом для ответа на Ваш вопрос является Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
Начну с третьего и четвертого вопроса. Если сотрудники ездили в командировку в пределах России или СНГ, то обязательным документом является командировочное удостоверение (форма № Т-10а). Служебное задание и приказ руководителя-по желанию,но для подстраховки я бы сделала.
Если сотрудники ездили за границу в командировку, то командировочное удостоверение необязательно-выезд/въезд подтверждает отметка в загранпаспорте.
Работник, вернувшийся из командировки, должен не позднее трех рабочих дней после возвращения составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. Делайте задним числом.
На второй вопрос: требуйте посадочный талон и копии электронных авиабилетов. В авансовом отчете отражает дату посадки, номер билета, стоимость билета без НДС. Авиабилеты отражаются по счету 50.3 "денежные документы". Поэтому делаются следующие проводки:
Дебет 60 или 76 Кредит 51 -оплата авиабилетов;
Дебет 50.3 Кредит 60 или 76 - получены авиабилеты на дату посадки;
Дебет 19 Кредит 60 или 76 – выделен НДС по полученным проездные документам;
Дебет 71 Кредит 50.3 -получены авиабилеты сотрудником для поездки в командировку;
Дебет 44 (или 26 или другой счет, смотря какая цель поездки) Кредит 71 - списана стоимость билета к месту командировки.

1. Что мне делать с билетом НЕ сотрудницы? Он был оплачен с расчетного счета. Как вариант, сделать договор займа на директора? (ООО в качестве займа оплачивает билет его дамы, потом директор возвращает деньги в кассу).

Вариантов несколько: оформить договор займа с директором, но тогда возникает материальная выгода.
Либо директор возвращает деньги за якобы "ошибочные" оплаченные билеты, либо за счет прибыли оформляется стоимость билетов.
P.S. исправьте,если что-то не так

Эээ. Могу ошибаться, но вроде как в авансовом отчете отражаются только те расходы, на которые были выданы наличные средства - суточные, проживание и прочее. Билеты оплачены по безналу.

И еще. Может на даму сделать договор поручения, исходя из целей командировки - тогда и билеты ее можно оплатить?

Сумму за билеты "не сотрудницы" спишите в расходы, не принимаемые для целей налогообложения. За билеты отчитываться авансовым отчетом они не должны, оплату то за них вы через 76 или 60 проводили, значит закроете на сч. 44 или сч. 26.

В этом случаем у "не сотрудницы" появляется доход, о котором необходимо предоставить информацию в ИФНС

да, но получение электронных билетов тоже надо подтвердить, предъявление посадочных талонов от сотрудника как раз отражается в авансовом отчете.

vida , Вы правы, эта ситуация, когда билет куплен за наличку. Если он куплен по безналу, то в авансовом отчете не отражается.

vida , Вы правы, эта ситуация, когда билет куплен за наличку. Если он куплен по безналу, то в авансовом отчете не отражается.

а я отражаю. У меня бывают ситуации, когда билет командированные сдают или меняют.

А если так:
Д76 К51-оплачены билеты
Д50,3 К76 - получены билеты
Д76 (фио) К50,3 - передан билет владельцу
Д50 К 76(фио) - возврат оплаты от владельца
это, чтобы ндфл не появился.
По а/о - причем тут возврат или обмен а/билета и отражение этой операции по а/о?
А/о- это отчет за полученные наличные средства от предприятия, получил из кассы-потратил-лишнее вернул-ВСЁ!

Сдал билет, получил деньги на руки, вернулся с другом на машине. Как отразите такую ситуацию?

Когда меняют и доплачивают наличными - тогда и отражайте.
А когда купили безналом - съездил без проблем - сдал билеты, тогда не отражается.

Когда меняют и доплачивают наличными - тогда и отражайте.
А когда купили безналом - съездил без проблем - сдал билеты, тогда не отражается.

когда без проблем и у бухгалтера нет проблем