Требования закона к оформлению дел, хранящихся в архиве организации.
1038
3
Прошу подсказать следующий момент (применительно хранению организацией в собственном архиве большого количества первичных документов - банк, касса, товарка, эквайринг и т.д. и т.п.). В многочисленных статьях и публикациях, связанных с архивным хранением документации, в частности, бухгалтерской, часто упоминается, что согласно требованиям государства документы должны быть прошнурованы, пронумерованы, нередко называются и иные требования.
Между тем, как я понимаю, законы (прежде всего о 129-ФЗ о бухгалтерском учете, 125-ФЗ Об архивном деле в РФ, НК РФ - говорят о том, что документы должны храниться не менее определенного времени. А такой документ, как "Основные правила работы архивов организаций", где как раз и прописаны требования к оформлению - он не является обязательным для коммерческих организаций.
Соответственно - правильно ли я понимаю, что главное для организации при хранении документов в собственном архиве - это соблюдать срок хранения и сохранность документов в течение этого срока - а переплетать или нет, нумеровать листы или нет, опечатывать дела или нет, писать "прошнуровано и пронумеровано столько-то листов" или не писать, раскладывать ли или нет документы по порядку - ни в архивном, ни в бухгалтерском законодательстве нет жестких императивных требований на этот счет применительно к коммерческим организациям, и организация сама может решать, в каком виде ей хранить дела?
Также хочу уточнить вопрос - может ли налоговая при проверке придраться к тому, что дело, скажем, прошнуровано, но листы в нем не пронумерованы, дело не опечатано?
Muad Dib
Вы наивный человек, если полагаете, что налоговой больше не к чему придраться, как к ведению вашего архива! Помниться мы несколько раз наоборот "расшивали" папки для налоговой, не будешь ведь им ради одного-двух документов всю папку отдавать! И вообще налоговикам лучше предлагать знакомиться с копиями документов, согласно п. 2 ст. 93 "Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий".
Natycuk
налоговая и иные фонды могут делать проверку за период , предшествующий 3 годам . Следовательно хранить все документы имеет смысл только за этот период. И при проверке вы можете написать в пояснении что ведете документооборот только в электронном виде. Но все это не касается кассовых документов и документов по заработной плате.Срок хранения этих документов... несколько десятилетий :umnik:
mila11111
Все верно, но только:
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)
8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;
А кассовые так же как и бухгалтерские - 5 лет!