________________________________
Какая бумага наверняка подтвердит расходы на закупку товаров у физлица




Главбух | Июль 2013



Почему этот документ важен: Правила бухгалтерского и налогового учета требуют оформлять первичку для каждой хозяйственной операции. В том числе в случае закупки продукции у физлица.
В чем часто ошибаются: Не придают значения сведениям об оплате товаров.



Когда потребуется документ
Важная деталь
Даже если вы заключаете сделку с физлицом (не предпринимателем), первичку надо оформить.
Некоторые товары выгоднее покупать у физлиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Хотя бы потому, что оплатить закупку можно наличными без ограничения в 100 000 руб. (в отличие от сделок с организациями или предпринимателями). На практике компании нередко приобретают у обычных граждан продовольственные товары, сырье и материалы.
Чтобы отразить такую сделку в учете, вам потребуются определенные документы. Как вы знаете, любые затраты для налогового учета надо подтвердить. Это правило пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В бухгалтерском учете без первички тоже не обойтись. Ведь каждая хозяйственная операция должна быть оформлена отдельным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Так вот, прежде всего с продавцом надо оформить письменный договор купли-продажи. Конечно, это может быть отдельный контракт. Но удобнее составить акт закупки, который вполне может выступать как первичкой, так и полноценным договором одновременно. Ведь форма контракта может быть любой. Главное, чтобы обе стороны его подписали (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).
Как грамотно оформить акт закупки
Акт закупки можете составить в произвольной форме. Образец такого документа вы найдете ниже. За основу мы взяли закупочный акт по форме № ОП-5. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Лишние, на ваш взгляд, строки можете убрать, а что-то свое, наоборот, добавить.

Распечатать образец >>
Скачать бланк в формате Word >>
Но в любом случае не трогайте обязательные реквизиты (1), установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Итоговую форму закрепите в учетной политике, как того требуют правила пункта 4 ПБУ 1/2008.
Итак, если вы решили преобразовать форму № ОП-5, то смело можете убрать традиционную шапку в правом верхнем углу документа. Не потребуются вам и коды ОКПО и ОКДП.
В таблице поменяйте название столбца «Сельскохозяйственные продукты» на нужный вам вид продукции. Лучше всего использовать универсальное «Наименование товаров» (2). Так вам не придется каждый раз вносить изменения в форму документа. Конечно, и шансов ошибиться будет меньше.
Раз вы составляете акт для обычного физлица, то можно исключить сведения о госрегистрации предпринимателя. Они вам явно не нужны. Также как информация о подсобном хозяйстве.
Лишними будут и строки, предусмотренные для удержанного налога. Ведь НДФЛ вам платить не придется. Дело в том, что при закупке товаров у гражданина РФ вы не выступаете налоговым агентом в силу пункта 2 статьи 226 и подпункта 2 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ.

Обучающий курс по теме
Особенности заполнения важных бухгалтерских документов подписчики нашего журнала могут изучить в Высшей Школе Главбуха.

А вот сведения о том, что товары вы действительно получили, а деньги передали, лучше включить в документ (3). Так вы, во-первых, раскроете предмет договора. Во-вторых, не упустите из виду один из обязательных реквизитов — содержание хозяйственной операции. В-третьих, к вам будет меньше претензий, если продавец вдруг забудет, что деньги он уже получил.
Кстати, скорее всего за покупкой вы отправите подотчетника. На этот случай надо предусмотреть информацию о доверенности. Продавец к вам пришел сам? Тогда оформите сделку от имени руководителя. А он, как правило, действует на основании устава общества. То есть, чтобы ваш договор-акт стал еще удобнее, можно добавить универсальную строку для документа, на основании которого ваш работник или директор подписывает важную бумагу (4).
Какие еще документы понадобятся
Если товары вы закупаете за наличные деньги через подотчетника, то он должен составить авансовый отчет. А уже к отчету он приложит акт закупки. Когда же ваш кассир лично выдаст продавцу деньги за товары, надо будет составить расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Еще вариант — оплату за покупку можно перечислить на личный счет физлица. Тогда подтверждением расчетов будет платежное поручение.

Наша фирма периодически покупает товар у граждан - физических лиц. Обязаны ли мы подавать в налоговую справку по форме N 2-НДФЛ? Должны ли эти люди сдавать декларации о доходах? Каковы возможные последствия в случае непредставления указанных сведений?

Фирма обязана вести учет доходов, выплаченных физическим лицам. Это предусмотрено пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса. Такие сведения следует оформить на бланке по форме N 2-НДФЛ и не позднее 1 апреля подать в налоговую инспекцию (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если этого не сделать, фирме грозит штраф по статье 126 Налогового кодекса. Размер штрафа - 50 рублей за каждую непредставленную справку о доходах.
Граждане, получившие доход от продажи своего имущества, должны самостоятельно рассчитать и перечислить НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А также до 30 апреля подать в налоговую инспекцию по своему месту жительства декларацию по итогам года (п. 1 ст. 229 НК РФ). Непредставление декларации карается штрафом по статье 119 Налогового кодекса. Если отчетность не сдана в течение 180 дней после истечения срока ее представления, размер санкций составит 5 процентов от суммы налога за каждый полный и неполный месяц, но не более 30 процентов и не менее 100 рублей. Если опоздание превысит 180 дней, человеку придется отдать в бюджет 30 процентов от суммы налога плюс по 10 процентов за каждый месяц дальнейшей просрочки.