Добрый день Форумчане!
В новом, небольшом проекте, большинство учредителей решили, что бухгалтерию надо отдать на аутсорсинг. Лично я голосовал против данного решения но оказался не большинством ))
В связи с этим буду выбирать фирму, оказывающую подобные услуги. Новое ООО будет на обычной системе налогообложения. Обороты будут малюсенькие, отгрузок 3-5 в месяц – не более (первые полгода), количество сотрудников: 3-5, налоговую еще не выбирали.

Прошу «бывалых» оказать консультацию, по трём вопросам:
1. На что обращать пристальное внимание при выборе фирмы?
2. При заключении договора – на каких условиях, пунктах настаивать «до победного»?
3. Какие условия, пункты договора постараться (не обязательные условия) «выбить» от фирмы?

С Уважением, Артём

1. На все. Равно как и при выборе любого контрагента.
2. Договор видеть надо.
3. Как правило все что вам нужно в этих договорах есть.

Давайте вы обозначите что конкретно вы хотите выбивать до победного.

Артем, работала в двух таких фирмах, всю отчетность рисовала абсолютно всем фирмам, хотя договоры были заключены стандартные, а клиент об этом узнает, если попадет на проверку и все штрафы ложаться на Вас. Название не могу написать, это не моя тайна.

Лично я голосовал против данного решения но оказался не большинством ))

Артем, добрый вечер!

А если не сложно, прокомментируйте, какие у Вас предпосылки были для данного решения? У нас наоборот было, я за аутсорс, а все хотели вести бухучет сами.

Поскольку зона ответственности моя, отдали на аутсорс.

Мои соображения: нормальный главбух стоит дороже 30ки, аутсорс в 2 раза дешевле. Учет у нас налажен и без бухгалтерии. В общем, экономия серьезная, выгоды особой нет.

А Вы почему считаете что Вам был нужен свой бухгалтер?

Ой, ну не надо щас всех под одну гребенку то... сами не аутсорсом зарабатываете что ли?

Рассмотрите еще третий вариант. Приходящий бухгалтер.
Работает в ритме и по правилам Вашей компании «до победного». Все документы находятся у Вас, никуда возить не нужно.
Зарплата , функции, ответственность как на аутсорсе.

Нет, я одна, рабочее место дома и ни одного клиента, а речь шла всего о двух фирмах, где сотня клиентов и три бухгалтера, отсюда и качество.

ну при таких объемах 4-6тр/мес и в путь...

Добрый вечер Любовь Алексеевна.
Вы очень верно подметили как именно, подавляющее большинство фирм, ведёт бухгалтерский учет для клиентов.
С высоты Вашего опыта…. что нужно прописать в договоре с фирмой, чтобы минимизировать риск «попадалова» на не качественное бухг. обслуживание?

С уважением, Артём.

Кирилл, добрый вечер.
Ок, попробую ответить … только не надо меня спрашивать про формулу WD-40 и моё образование.

Итак, почему я был «против»

1. Качественное бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге, всегда дороже (с точки зрения фин. затрат), чем собственная бухгалтерия/бухгалтер. Считаю это верно и логично – так и должно быть. Но для стартующего проекта с не ясной перспективой через 6 месяцев после старта… - это не комильфо. Более того, сам проект навряд ли пройдет собеседование у подобной фирмы и скорее всего получит отказ.
2. Мотивация большинства (если не всех) сотрудников бухг.фирм завязана не на качестве выполняемых услуг, а на скорости и своевременности сдачи отчетностей. Отсутствуют внятные критерии для сотрудников, которые позволят им стать младшими партнерами, далее старшими и пр.. – в результате может быть «мама» фирмы и хочет как лучше, но короля танцует свита – рядовым сотрудникам нафиг не надо упираться, стараться, быть внимательными и требовательными (в т.ч. к клиенту).
3. Существует множество случаев, когда именно бухг. фирмы становились источником слива информации о клиентах, уязвимости перед налоговой и пр. И вновь: «мама» фирмы ничего не сможет сделать, если кто-то очень захочет получить у сотрудника всю имеющуюся информацию на клиента. Девочка будет куплена обещанием денег и/или любви и/или повышением в должности… С бухгалтером в штате – есть механизмы как избежать этого…. – точнее снизить вероятность до минимума.
4. Отсутствие в РФ вменяемого законодательства об обязательном страховании бухгалтерской ответственности фирм, оказывающие подобные услуги. Анализ арбитражной практики показал, что суммы, которые удавалось взыскивать – в 99% не сопоставимы с ущербом от деятельности бухг. фирмы. По сути, подписывая «стандартный договор» - клиент беззащитен. Решать вопрос с ущербом «по свойски»? … - но ведь так хочется порой Цивилизации…
5. В данном проекте, у ген.дир. будет много вопросов/консультаций которые надо решать с бухг. оперативно. Кто бы что бы не декламировал из бухг. фирм про доступность телефонных консультаций – это на порядок менее эффективно чем очный разговор.
6. Блок маркетинга и продаж – моя зона ответственности. Соответственно, мое правило - менеджер не должен заниматься: составлением первички, контролировать «все ли клиенты прислали обратно заверенные накладные», обзвонить всех клиентов и получить акты сверок и пр.. Только работа с выставлением счета и всё. Соответственно, кто-то должен заниматься этим вопросом.. удаленный бухгалтер? – не радостно как для клиентов так и для самого бухгалтера. бэк офиса в новорожденном проекте пока не будет. Девочка-операционист? Так её ЗП это 30% ЗП штатного бухгалтера да и клиентов не океан чтобы под такие задачи человека принимать.
7. Несколько раз приглашали войти партнером меня/товарищей в подобные фирмы… Ближайшее рассмотрение нижнего белья подобных организаций – «ужас, ужас, ужас» (с)

Артём.

Дмитрий, привет.
В путь то можно. А что потом делать, когда успешно взлетевший проект после проверки, узнает вся бухгалтерия сдавалась конечно вовремя но не имеет ничего общего с реальной деятельностью фирмы?
Идти в суд? Идти в гости к довочке Маше, которая была назначена «бухгалтер ведущий ваше предприятие»? Идти к «маме» бухгалтерской фирмы, и говорить что к сожалению её машинка теперь не её, впрочем как и её фирма, квартира и пр?

Проводить 1 раз в год аудит – в любом случае необходимо… Только это как-то и успокаивает немного. Хотя и за 1 год можно много чего наворить.

Артём.

Татьяна, добрый вечер.

Такой вариант имеет право на жизнь, но при условии что бухгалтер – ИП. Иначе данный вариант вступит в противоречие с решением акционеров.

С уважением, Артём.

1. Не правы. Затраты на оборудование рабочего места, ПО, СПС, которые вы вынуждены держать для своего бухгалтера, а также налоги в бухкомпании "размазываются" на всех клиентов.
2. Зависит от "мамы". У меня рядовые сотрудники упираются рогом в землю. При нормально построенном деле качество от скорости не страдает.
3. С бухгалтером в штате те же проблемы и никакими законными путями вы их не избежите. А вот уйдет бух, да еще и озлобленный, тут вам может прилететь. Он вами и живет и в курсе всего, а у бухфирмы вас могут вести несколько специалистов, которые совсем не в курсе общей картины.
4. Что есть, то есть, но это не проблема бухфирм, а действующего законодательства. Но таки существует и профессиональная этика и как показало недавнее обсуждение этой проблемы - это не пустой звук.
5. В наше время телефонный разговор не менее эффективен, чем личный, да и возможность связаться имеется круглосуточно.
6. С моей т.з. менеджер должен работать не от счета, а от оплаты, т.е. он должен знать оплатили ему или нет, а для этого нужна сверка. Но я не претендую на истину в последней инстанции...

В общем и целом, проблемы естественно есть и их не избежать, но можно минимизировать, договорившись на берегу. Собственно поэтому я и спросила, какие именно вещи вы бы хотели оговорить на этом берегу.
Однако вы меня одну в этом топе проигнорировали....

Артем, пропишите материальную ответственность за правильное начисление, пречисление налогов, своевременную сдачу всей отчетности и уплату налогов в сроки, за все это есть штрафы и разные их не перечислишь.

А что потом делать, когда успешно взлетевший проект после проверки, узнает вся бухгалтерия сдавалась конечно вовремя но не имеет ничего общего с реальной деятельностью фирмы?

Ну вот с точки зрения бухфирмы - а зачем такое делать? Взять у клиента документы, их не обработать и нарисовать в отчете то, что в голову пришло? Подготовка документов к проверке также входит в условия договора - и зачем мне эти художества? А почему так же штатный бухгалтер поступить не сможет?
Визирование отчетности входит в обязанности клиента. Приходите, читайте, подписывайте - ктож против то, я только за, а если вам не хочется этим заниматься - можете доверять.

… только не надо меня спрашивать про формулу WD-40 и моё образование.

Я посыл понял. Удивлен. Не ожидал.
Будем считать Вы не писали я не читал.

1. Как и Ната не понимаю почему у Вас сложилось такое мнение . Не сложно будет конкретные цифры привести? Для примера - Ната. На работу взять ее главбухом - меньше 50к уверен она не согласится. На аутсорсе - все ее компетенции и навыки будут стоить Вам раза в 2,5 меньше. А в Вашем случае еще дешевле.
2. ИМХО тут надо разделять. Есть конечно бухгалтера-карьеристы, но большинство - все-таки женщины, которые всю жизнь готовы проработать рядовым бухом, лишь бы зарплата устраивала. Первые в основном в крупные холдинги рвутся, а в малом бизнесе, как у меня, у Вас, у Наты - все же преимущественно вторые. И тут уже больше важна квалификация а не мотивация.
3. Да, скорей всего Вы правы. Набирая бухгалтера себе в штат можно минимизировать этот риск. Но все же я для себя этот риск принял. Потому что я ни разу не встречался со случаем слива из бухгалтерии, зато неоднократно встречал ситуации, когда слив шел из отдела продаж.
4. Я считаю так. Хочешь не хочешь, а кому-то в Вашей организации придется хотя бы частично вникать в тонкости бухучета. Я вот и прибыль и НДС прибрасываю сам ежеквартально. Для зарплатных налогов и всяких отчислений в фонды есть проверочные коэффициенты. Конечно точность у меня не до копеек, но уже штрафы и пени будут не смертельные. Во вторых, можно выкашивать совсем уж грубые ошибки. За весь период дважды не сошлись с бухгалтером (аутсорс). Первый раз я неправильно посчитал, зато во второй раз нашли ошибку у бухгалтера. В конце концов, даже штатный бухгалтер может совершить какой-нибудь косяк и если он будет серьезным - что Вы, заставите ее квартиру продать, чтобы покрыть убытки фирмы?
5. Извините, но здесь позволю себе высказать порезче. Это вообще не аргумент 3-5 отгрузок в месяц? 3-5 сотрудников? Даже если у Вас увеличится вдвое количество отгрузок и сотрудников - какие там консультации? Список вопросов по почте, список комментариев от бухгалтера в ответ, собрали всю переписку, два раза в месяц встретились - обсудили. Между встречами пара телефонных звонков по экстренным вопросам. За глаза!
6. Решать Вам, скажу свое мнение в виде совета. Работать с клиентом должен только один человек! Во-первых, клиенту удобнее, он работает с Вами в режиме одного окна, во-вторых, Ваш менеджер контролирует весь спектр взаимоотношений с клиентом. Это избавит Вас от ситуаций когда отгрузка осуществляется клиенту, с которым есть разногласия по бухгалтерии и отгрузка еще более усугубляет проблему и ухудшает Ваи позиции в переговорах. Другое дело, соглашусь с Вами, менеджер продаж должен быть избавлен от ведения учета возвращенных документов, оформления актов сверки со стороны Вашей организации и так далее. У меня в компании есть "специально обученная" девочка не из продаж, которая раз в неделю всем рассылает отчет по долгам по документам, раз в месяц/квартал раздает менеджерам акты сверки подписанные с нашей стороны, она же контролирует их возврат. Задача менеджера - "пинать" контрагента для ускорения получения необходимых документов.
7. Скажу лишь свою статистику. Знаю изнутри три фирмы. Одна позорники, две "в поряде".

Возвращаясь к предмету Вашего вопроса - самым главным при выборе бухфирмы на аутсорс я считаю личные качества, как вы ее называете, "мамы". А у нормальной "мамы" и сотрудники будут достойные.

Помимо квалификации она должна быть "упертой" ИМХО.
Тут как на стройке - малейшие сомнения в крепости конструкции - значит не готово, надо разбираться дальше.

То что Вы хотите договором защититься от риска "рисованных" отчетов - имхо, это утопия. Ведь "рисованные" отчеты это само по себе недобросовествное исполнение обязанностей. Ну что Вы в договоре напишите пункт что "договор нарушать ни за что нельзя"? Здесь мне кажется только п.4 см. мой пост выше.

Если дадите адрес (в личку) могу скинуть свое приложение к договору где расписано что должен делать мой бухгалтер в разбивке по темам. Может поможет, я на этот документ несколько дней потратил (у нас ведь еще импорт, валютное законодательство)

То что Вы хотите договором защититься от риска "рисованных" отчетов - имхо, это утопия. Ведь "рисованные" отчеты это само по себе недобросовествное исполнение обязанностей.

Почему? В некоторых(в большинстве) случаев за это и платят.

То что Вы хотите договором защититься от риска "рисованных" отчетов - имхо, это утопия.

Все правильно. В конце концов, если пойдут серьезные суммы, то договор не спасет. Фирму "сольют".
Искать по рекомендации и тех, кто на рынке не первый год.

Доброе утро, Артем!

У меня подруга в аутсорсе работает, ведет 52 организации (из них около 20 нулевок)
хотите быть 53-ми? "Мамочка" у них замечательная. Работают 18 лет. ИП .

но при условии что бухгалтер – ИП

Бухгалтер - ООО с 12-летним стажем (руководитель и учредители не менялись и разумеется дорожат своей репутацией) Данный вариант вступит в противоречие с решением акционеров?


С уважением, Татьяна.

И еще. Про слово "выбить" Оно у Вас направлено не в ту сторону.
Сотрудники бухгалтерской фирмы не враги, а союзники!
Именно они представляют Ваши интересы во всех контролирующих органах, оберегают от штрафов, пеней неустоек. Именно они переводят налоговый кодекс на русский, следят за изменениями законодательства и помогают оптимизировать налоговую нагрузку.
Именно они отжимают НДС из бюджета, отжимают максимальные декретные например для жены руководителя, которая до 30 лет нигде не работала. Правильно Наталья сказала, "роют землю рогом", чтобы исправить ошибки руководителя. До какой степени бухгалтер становится "художником" определяется как раз количеством этих ошибок.
Про слив информации. Ни один разумный бухгалтер не сольет информацию. Это - рубить сук на котором сидишь. В ИПБР (Институт профессиональных бухгалтеров России) еще и кодес чести бухгалтера есть.
Ворде клятвы Гиппократа у медиков. Вступая в ряды профессиональных бухгалтеров....................................., клянусь не разглашать коммерческую тайну. Вот так-то. Раньше это вызывало улыбку, а сейчас оказалось все всерьез и надолго.

Кирилл, добрый день.
Я услЫшал Ваше мнение. Вполне допускаю, что в оценках рисков бухгалтерского обслуживания на аутсорсе, Вы более близки к истине, чем я. Здесь видимо сказывается уже личностный опыт, образование/самообразование, субъективизм присущий каждому и пр.
Что касается Вашего вопроса о цене подобных услуг. Специально уточнил у трёх товарищей отдавших весь процесс на аутсорс. Все говорят о переплате в 40-80%, по сравнению с вариантом «сами ведём БУ». Причем в оценках затрат на собственную бухгалтерию учтены все расходы, включая косвенные.
До этого, общался по служебным вопросам с некоторыми звездами бухгалтерского форума klerk.ru. Подтвердили, что качественное и полноценное БО на аутсорсе – всегда дороже собственной бухгалтерии. «Почему дороже?» - множество ответов выдается.

P.S. Для объективности добавлю, что информация вся получена по Москве. Интересно, что ребята рассказывают что на всю нашу столицу не более 15 (!!!) высококачественный фирм, способных оказывать полноценные услуги по БУ и косвенно связанных с ним процессов (отстаивание интересов клиентов в суде и пр.).

хотите быть 53-ми?

Привет Татьяна!
53-им?! Блин… ну зачем Вы это сказали.. ! Есть истории, о которых мужчинам лучше не знать )))
Если по делу: решение еще не принято, т.к. появилось мнение товарищей что бухгалтер оформленный как ИП, это не аутсорс! ))) Будем дальше дискутировать.

С уважением, Артём.

Сотрудники бухгалтерской фирмы не враги, а союзники!
"роют землю рогом", чтобы исправить ошибки руководителя.
еще и кодес чести бухгалтера есть.

Татьяна, было очень приятно читать Ваше сообщение, про самоотверженную работу бухгалтеров, про защиту интересов клиентов, по кодекс.
Но видите ли… Я уже старый, лысый, болезненный, вышедший при этом из 90-хх. Все это вкупе с массой примеров вселяют меня скептицизм по поводу Ваших слов.
Но Ваша отраслевая солидарность, оптимизм…. – очень радует!
Пускай Вас минуют предательства и разочарования…
И пускай мне не понадобится (очень-очень сильно) информации по всем клиентам, одного из Ваших клиентов))

С уважением, Артём.

Да, безусловно, все приведенное лишь ИМХО. И каждый сам выбирает свой путь развития. Сделаю лишь одну ремарку.

Когда выбирают кому отдать тот или иной пласт обязанностей - продажнику или бухгалтеру, каждый полагается на свое видение целесообразности.

Но когда два варианта можно оценить в рублях - то как-то не по-предпринимательски при этом полагаться на мнение знакомых "это стопудово дороже" и при этом не спросить "сколько?".

Я плачу за бухучет сумму не превышающую 15 тыс рублей в месяц. При этом и бухгалтер и руководитель фирмы всегда на связи по телефону и на любые мои запросы по электронной почте отвечают в течении дня. Я считаю себя неплохим знатоком бухучета (для НЕбухгалтера), так вот по моей оценке квалификация аутсорсеров очень даже ничего. Они же за эту же сумму ведут для меня кадровый учет. Даже если возложить в своей организации все это на одного человека, найти такого человека с зарплатой в 15ку и соответствующей квалификацией - утопия.

Если Вы включаете в пакет услуг аутсорсеров услуги юристов, то ситуация становится еще более выгодной в пользу аутсорсеров. Я плачу за услуги юриста по сдельному: анализ договора - 1 тыс, написание иска, мирового и так далее - 2 тыс, суд - 4 тыс/заседание и прочие юр. услуги по обычному среднерыночному прайсу. За 11 месяцев этого года мы потратили на юристов - 17,9 тыс руб, что в среднем 1,6 тыс в мес. Ясно что человек, который ведет бухучет не сможет одновременно заниматься и судебными вещами, то есть придется нанять и юриста. А его Вы вряд ли наймете за 1,6 тыс в месяц.

Так что, если считать цифры, а не слушать "экспертные" мнения, для такого бизнеса как у Вас, безусловно, аутсорс намного экономнее, чем свой бухгалтер и юрист (сюда же можно отнести и ИТшников, уж они то у Вас на аутсорсе?)

Но видите ли… Я уже старый, лысый, болезненный, вышедший при этом из 90-хх

Я то тоже не молода........ и обжигалась.......в тех же 90-хх
Кухню аутсорса знаю и снаружи и изнутри. Варились и там и там. Предательства и разочарования были, ничего, до сих пор живы здоровы (судимостей нет)

А общая тенденция такая: раньше начинающие предпочитали аутсорс, а сейчас всем надо постоянно сидящего бухгалтера с функциями юриста, сисадмина, администратора 1с, секретаря, операциониста............. хорошо если техничка имеется

С уважением, Татьяна.