Добрый день!
По факту редко когда общее собрание членов ТСЖ проводится от А до Я в очной форме.
Стандартно не собирается кворум и собрание проводится в очно-заочной форме.
Что делать, если члены ТСЖ не живут в доме ТСЖ?
Вариант 1 - живут в другом городе России
Вариант 2 - живут в другом государстве
И те и другие (или их дети, родственники) имеют интернет, электронную почту, мессенджеры.
Как правильно оформить им бюллетени, оповестить их, какие бумаги для этого сделать?
Информация по собранию есть вся и всегда в электронном виде.

...какие есть вообще Законы и прочие НПА по общему собранию?
ЖК Рф -это понятно, а "расширения" какие есть?

ЖК Рф -это понятно

И всё. Полное описание, исчерпывающий список требований, процедур.

а "расширения" какие есть?

Немного найдется, но они очень косвенные по теме и вряд ли Вам помогут и вообще нужны сейчас. Например, приказ Минстроя России от 25.12.2015 № 937/пр.
Остальное хождение по мукам при организации и проведении ОСС или членов ТСЖ — из области юридических знаний (как и с кем оформить) и жизненной смекалки в рамках правового поля (доверенности, ЭЦП и т. п., что есть чистая фантастика в жилом доме с обычными жителями).
ТО, о чем Вы сказали, — это не проблема, а проблемище.

То есть наши французы, испанцы, немцы, москали, ленинградцы останутся без голосования?
...ни один из них не приедет за голосовать. А их почти 20% (!) от общего количества голосов.

А мне рассказали (вася пете, петя маше, маша мне) , что есть процедура , которую принимает закон - я им сканы всех документов, а они мне сканы бюллетеней в ответ с подписями.
В любом сканере сейчас есть цветной режим и режим фото.

Вот тут тонкость и есть- как сделать это, что бы было законно это и что бы учесть результаты?

Вы-то, ясное дело, им вышлите документы для собрания. Только их сканы ни о чем. Не докажете, что именно эти люди и что они сами.
Но у ГЖИ можно спросить.
Ведь сейчас никто — !!! — не проверяет бюллетени на подлинность их содержимого. Не проверяет до тех пор, пока не будет написано заявление о деле по ст. 327 Уголовного кодекса.

Посему, если подстраховаться и соблюдать закон (неконкретный и местами неисполнимый), тупо и строго отвечаю Вам:
1. Нотариально заверенные листы голосования. Владельцы квадратов сами тут, ручками и ножками должны постараться.
2. Голосование по доверенности: собственник дает добро родственнику, другу, соседу и т. п.
3. Ждите 1 января 2018-го: обещают запустить гаджет и разрешить голосовать в ГИС ЖКХ.

Про доверенность - они могут её выдать на любое лицо для конкретных целей голосования?

...ножки - неее, не кашерно из Парижу в нашу лужу ехать

По их личному выбору на любое лицо, которому доверяют.
Из Парижев ехать сюда не надо — там могут оформить такую доверенность.

Тут товарищи , через которых узнал про способ уточнили - высылаем файлы с реестрами и бюллетенями , они печатают на принтере, каждый для себя и простой почтой высылают нам в ответ подписанные документы.
...никто не запрещал делать реестр о получении и участии для одного человека и высылать его куда бы то не было...

простой почтой высылают нам в ответ

Воооооот, я и говорила: смекалка.

Ну так это же не в правовом поле!
Просто и кондово...

В правовом. Очень. Письмо отправлено владельцем квартиры. Владелец собственноручно галочки в клеточках и свою подпись поставил. В конверт упаковал и отправил Вам. Вы получили. Всё законно.
Вот если уговорить заполнить бюллетень какого-то другого человека или подделать подпись, то в неправовом.