Приведу некоторые свои невесёлые наблюдения касательно электронных документов, попадающих в наши компы через электронку и инет.

1) Счёт без печати
С того момента, как начал пользоваться банк-клиентом, не могу победить одну проблему. Подрядчики есть постоянные, услуги и товары которых используются регулярно, и единичные (или редко необходимые)
Вот со второй категорией не везёт. Согласитесь, ведь намного удобней получить счёт по электронке в Word или Exel и в платёжку банка-клиента БЫСТРО скопировать реквизиты? В заявке пишу: "печать на счёте НЕ нужна". Фигушки - всё равно шлют скан - PDF или JPEG с подписями-печатью.
Поначалу пытался узнать у манагеров, внимательно ли они читали заявку, и почему не сделали так, как просил. Абсолютный победитель варианта ответа "у нас так ПОЛОЖЕНО". Кем??? Да ну, ни за что не поверю, что директор/учредитель дебил, который загружает сотрудников работой ради работы!
По сути, я же разгружаю манагера от двух бессмысленных действий: отсканировать/сохранить. Время = деньги. Ведь счёт, пока он не оплачен - Филькина грамота, чего ж с ним так носиться-то?

2) Счета - прайсы - КП - реквизиты
Как часто Вам по электропочте приходят эти документы с указанием в НАЗВАНИИ файла организации, которая этот файл выслала?
Почему счёт нужно именовать "название_плательщика/заказчика", а не, например, "название_продвца/поставщика_счёт_такой-то"?
Почему реквизиты нужно гордо назвать "карточка предприятия", не указав при этом, какого именно предприятия"?
Почему прайс назван просто - "price" (с КП - аналогично), а в самОм файле нет не то, что контактных данных, но даже названия организации? Этим частенько грешат файлы, скачанные с сайтов.
Если сохранять все входящие документы с теми названиями, как они приходят, КАК уже через месяц в этом хламе разобраться? Естественно, кому нужно, переименовывают эти документы, тратят время (деньги?). Согласен, что переименовать - это недолго. А если в сумме за год?

Решается всё описанное "на раз".

Ну и последнее, чуть в сторону от темы. Как-то всё чаще стали приходить письма от контрагентов "без темы". Раньше, лет 7-8 назад, это считалось дурным тоном. Что, и здесь тотальное "падение нравов"?

Учредители/директора, вы уделяете этим вопросам внимание? Или это мелочи, о которых и задумываться не стОит?

по поводу пдф скажу - гдето видел приладу - типа как пдф принтер модифицированный, когда в него "печатаешь" счёт из 1с например - он переводит его в пдф и в указанное место "рисует" печать.

если бы эта прилада в XLS или DOC переводила - оно конечно было бы хорошо.
а в PDF -

Как-то всё чаще стали приходить письма от контрагентов "без темы". Раньше, лет 7-8 назад, это считалось дурным тоном. Что, и здесь тотальное "падение нравов"?

Я на такие письма быстрее обращаю внимание. 99% что это не спам

Это да, согласен. Но... Пару недеь назад пришлось искать нужное письмо от заказчика, письма которого всегда "без темы". Потратил минут 15, пока нашёл. А если бы их было не 50 за последние пол-года, а, скажем, 2 тыс. за последние 5 лет, что тогда?
Написать тему - дело даже не одной минуты, куда меньше...

А может Вам пользоваться какой - либо системой для работы с контрагентами? CRM?
Удобное хранение и поиск документов по заданным реквизитам (например, контрагенту). Всех не переучите, зато Вам "головняка" меньше будет)

Хранение и поиск организовал у себя без CRM - нам оно не надобно
Переучивать не планировал, тем более, что с форумчанами по работе не пересекаюсь - смысл переучивать?
Вопрос в другом. Как вопрошал в одном топике САВ, о проблеме, которая его уже 17 лет справедливо волнует:
ПАЧИМУ?
В одной книженции о компах ещё в далёком 95-м (тогда и компов-то нормальных в России было с гулькин нос) прочёл примерно следующее: "Создавая документ, ПОДУМАЙ (!!!), КТО и ПРИ КАКИХ УСЛОВИЯХ будет его открывать и читать. Делай так, чтобы у пользователя возникло как можно меньше вопросов"
Итак, ПАЧИМУ не думают?

Еще добавлю - было бы хорошо если бы письма подчинялись правилу "одно письмо - одна обсуждаемая тема"
А вообще, топ прикрепить

1. "печать на счёте НЕ нужна" - это не тождественно "не шлите мне картинок и пдфок без возможности копирования текста"!!! Вы не пробовали просто просить вместе со счётом выслать реквизиты в формате Word, если так хочется использовать ctrl+c / ctrl+v?
2. Файловый психоанализ - это не бизнес. Неважно - кто, что, как и с какими заголовками шлёт, есть у Вас CRM или есть только папка Входящие и Мои документы, куда валится всё в кучу, что крайне неправильно. Всё-таки, либо степень заинтересованности контрагента в сотрудничестве с Вами высокая и Вы внятно изложили свои требования к предоставлению информации - тогда Вы получите то, что ожидаете. Сейчас я только понимаю, что Вы почему-то негативно реагируете на стандартные названия, часто генерируемые автоматически, типа Счёт, Прайс, Карточка предприятия... Ну откажитесь от всех таких контрагентов. Сможете без них? Создайте в письменном виде инструкцию - как отправлять Вам документы. офис-менеджера обучите / наймите по папкам документы раскидывать с пеерименованием в Ваши стандарты. И никаких проблем

Письмо кому нужно было? Вам или Заказчику? Почему уважаемый Заказчик должен думать о том, что у его поставщика нет CRM или хотя бы внятного складирования документов? Ну ПАЧИМУ?

__________________________________
Вы не пробовали просто просить вместе со счётом выслать реквизиты в формате Word, если так хочется использовать ctrl c / ctrl v?
__________________________________
Эх, Алексей, ещё как пробовал. Собственно говоря, с этого и начинал. Ноль внимания

__________________________________
...степень заинтересованности контрагента в сотрудничестве с Вами высокая и Вы внятно изложили свои требования к предоставлению информации...
__________________________________
Увы, дело не в заинтересованности, а в адекватности манагеров. Пример, который в топе не стал приводить, дабы не перегружать. Касается первой группы (постоянные поставщики) - похожая ситуация. В принципе, когда я делаю заявку и поставщик может выполнить её полностью, мне от него нужен только номер счёта и сумма, все реквизиты и так есть. Эту инфу можно сбросить и по аське. Так вот, только с тремя из трёх-четырёх десятков эта схема работает. Остальные прямо-таки с упорством шлют счёт по мылу Да-да, конечно же с печатью

__________________________________
...часто генерируемые автоматически, типа Счёт, Прайс, Карточка предприятия...
__________________________________
Скажите, а что мешает генерировать их автоматически так, что бы оно читалось нормально?

Письмо кому нужно было? Вам или Заказчику?

В данном случае Заказчику - потерял важный файл и с почтой что-то случилось. Хотя, в принципе-то, какая разница - кому? Речь о том, что облегчить жизнь ближнему своему партнёру несложно в мелочах.

Как часто Вам по электропочте приходят эти документы с указанием в НАЗВАНИИ файла организации, которая этот файл выслала?
Почему счёт нужно именовать "название_плательщика/заказчика", а не, например, "название_продвца/поставщика_счёт_такой-то"?

А вот теперь представьте менеджера ООО "Рога и Копыта", которому надо выставить 20 счетов и разослать их по покупателям....
Именует он их ООО РиК_счет 1 и т.д. и кладет куда-нибудь в специальную папку (неважно).
А потом пишет вам письмо с целью прикрепить к нему счет - какой из этих 20?..... Ну, да можно распечатать и подглядывать в бумажку, можно формировать счет и сразу его отправлять...но это же время....а время - деньги.......

...которому надо выставить 20 счетов и разослать их по покупателям...

За день? В среднем получается около 20 минут на оформление заявки (выписки счёта). Можно и расстараться, если так, и проследить, кому и что отправить.
Да-да-да, я прекрасно понимаю, что я не один, что телефон без конца звонит, что начальник отчёт требует. Сам бывал, в курсях... Всё понимаю, наверное, и не строю так, как следовало бы.

Пример. Кидаю часов в 11 утра по аське заявку. Поздоровалась. Высветился статус "Эх, Одноклассники". Жду счёт час - тишина. Прошло три - тишина. Время подходит к 16-00 - критическое время для оплаты - тишина. Ради интереса захожу в одноклассники, поиск, и оп-па! - вот она родимая где!
Счёт пришёл в 16-20...
Это я к тому, что не только в количестве счетов дело...

PS Други, поймите, пожалуйста: не для себя стараюсь - для всех

Скажите, а что мешает генерировать их автоматически так, что бы оно читалось нормально?

Не поверите - 1С-ка это делает...простому пользователю изменить не удастся,а непростой денег хочет и немало....

Я не готов продолжать эти встречные монологи до того момента, как Вы обозначите оргструктуру своей компании, где фронт-офис, где бэк-офис, и кто чем занимается...
Сейчас вообще в растерянности - как мы при всём многообразии покупателей и поставщиков и очень скромном штате успешно работаем, поддерживая СВОЙ ПОРЯДОК, который при этом АДАПТИРОВАН под особенности документооборота сотен контрагентов...
Адекватность чужих манагеров и исследование их присутствия или отсутствия в одноклассниках - занятие бесперспективное.Вам этот контрагент нужен, или нет? Ели нужен - выбирайте пути - научить его менеджера, объяснив их генеральному, что он тупой (готовы, да? ), или примите как есть особенности документооборота и психологии данного менеджера. Адекватный вариант, имхо, просьба сменить контактное лицо, предоставить другого менеджера. И, опять же, свои требования при этом обозначать чётко. Нужно всегда и самому создавать стандарты, и внимательно относиться к тем, кто под твои стандарты подстраиваться не готов. Имхо.

Структура проста, как и в любом другом микро (нано?) бизнесе: я и фронт, я и бэк, и посерединке тоже
Про "адаптированный свой порядок" - ирония ясна, пропускаю.
Про адекватность манагеров - спасибо, понял, больше следить не буду - клятвенно заверяю.
А по поводу контрагента этого сообщаю, что сотрудничество с ним находится в завершающей стадии, его место заняли поставщики из Омска и Москвы. Да, чуть дороже и дольше. Но и там и там счёт выставляют в течение получаса. И вот тут ещё один вопрос: у манагера из Москвы, контора которого работает на всю Россию, клиентов больше, чем у нашей местной, не правда ли? Так почему всё делается шустро?
Наталья, и к Вам аналогичный вопрос, если зайдёте сюда, конечно

PS Уходим в сторону от основного топа...

PPS Да, у новых контрагентов с названиями документов та же петрушка

Почему прайс назван просто - "price" (с КП - аналогично), а в самОм файле нет не то, что контактных данных, но даже названия организации?...
Если сохранять все входящие документы с теми названиями, как они приходят, КАК уже через месяц в этом хламе разобраться? Естественно, кому нужно, переименовывают эти документы, тратят время (деньги?).

На моей практике, сознательных - 50/50. Переименовываю файлы, добрым словом вспоминая того манагера. Если учесть, что отнимает время от более творческой работы. Особо умиляют КП, высланные не в прикрепленном файле, а в самом письме. При подозрении, что предложение может заинтересовать в обозримом будущем, копирую из письма и создаю новый документ. Чувство при этом дурацкое. А попытка учить чужого менеджера, в каком виде желаете принимать КП и прайсы, может быть расценена как согласие на ежедневный спам.

заняли поставщики из Омска и Москвы. Да, чуть дороже и дольше. Но и там и там счёт выставляют в течение получаса.
Единственным и определяющим критерием является выставление счёта в течение получаса? Наверняка же есть другие мотивы, обратиться к этим поставщикам. Вообще, такая срочность она зачастую ни к чему, разве что банковский день заканчивается, а поставщик совсем новый без предоплаты не отдаст товар.
По "электродокументам". Когда в зоне моей ответственности была одна сетевая структура, ныне принадлежащая другой сетевой структуре и успешно работающая, разговор с поставщиком был простой: примите, пожалуйста, шаблон электронной накладной, которой должна сопровождаться каждая отгрузка. Проблем не было, даже самые тяжёлые дописывали всё в течение 2-3 недель. В гиперах товары с локальными штрих-кодами, фасовщиками/производителями нанесёнными - это всё тоже элементы системы электронного документооборота, к которой заставляют придти эти самые гиперы, где степень заинтересованности в данном поставщике ниже, чем поставщика в отгрузке в эти сети.
Все мы часто и фронт, и бэк, и но тут вопрос - мы чего хотим-то, собственную значимость подчеркнуть перед рядовым менеджером, получить файл с шаблонным именем и крайне быстро (даже если нет необходимости в такой спешке)... или всё-таки получить нужный товар, в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и качестве, по нужной цене?

Про менеджеров могу только личные наблюдения.
Иногда приходится работать у клиента, менеджеры под боком.
1. Вновь принятый мальчик - получает задание выставить счет. 1С не знает, ассортимент плохо, контакты поставщиков для уточнения наличия отсутствующих позиций и сроков поставки тем более. Учить его никто не хочет - типа крутись как хочешь.
Чего получаем - счет выставляется в течение всего рабочего дня, ибо человек элементарно не владеет профессией, а еще и ходит покурить, пообедать, кофейку попить и ни о чем поболтать.
Кто виноват - с моей точки зрения руководитель - или учи сам, или плати тому кто будет учить.
2. Разгар рабочего дня - руководитель отдела продаж решил устроить разбор полетов....час, второй ...какие счета, не до того.
Кто виноват - да он и виноват. Планерка проводиться должна в начале рабочего дня - коротко и внятно и всем работать.

заняли поставщики из Омска и Москвы. Да, чуть дороже и дольше. Но и там и там счёт выставляют в течение получаса.
Единственным и определяющим критерием является выставление счёта в течение получаса? Наверняка же есть другие мотивы, обратиться к этим поставщикам. Вообще, такая срочность она зачастую ни к чему, разве что банковский день заканчивается, а поставщик совсем новый без предоплаты не отдаст товар.

Да нет, конечно, и не единственный и не определяющий (других "косяков" накопилось), однако очень важный. Поскольку, как было написано выше, приходится совмещать несколько функций и в соответствии с этим выстривать график рабочего дня. Платёжки делаю и отправляю в 14-00, резервное время 15-45. Утром раскидал заявки, собрал до обеда счета, затем скопом их оплатил. Удобно.
Строго говоря, дело даже не в счёте, а во времени реакции. Товара может не оказаться в наличии, и если меня об этом уведомят быстро (а не в конце рабочего дня), есть запас времени поискать нужное в других городах.
Вот и получается, что работая с шустрыми москвичами-омичами, я не только экономлю своё время, но и получаю определённую предсказуемость, вот за это и переплачиваю. К слову, совсем немного...
Срочность в нашем случае имеет большое значение, а без предоплаты мы и у постоянных поставщиков ничего и никогда не берём - как-то так повелось

1) Счёт без печати

эххх запарили вообще эти счета. Работаем с некоторыми людьми уже по много лет, они платят деньги мне. Каждый раз требуют счет (разные "подразделения", разные люди счета просят)! С печатью и подписью. Самое смешное что главбуху этот счет нафиг не нужен:) она один хрен звонит мне и спрашивает куда мне отправлять бабло, и по какому договору/счету

Процентов 50 манагеров искренне считают счёт бухгалтерским "документом".

С адекватными контрагентами, общение происходит по аське. Бумажки "счет" вообще не бывает. В аську просто кидается основание и сумма платежа.