Прошлой весной, когда Людвиг ездил со своей первой лекцией "Дизайн дизайнера" я написал ему письмо с вопросом, поанирует ли он посетить Новосибирск. Ответ был отрицательным. Поэтому осенью, когда я прочитал анонс очередного тура лекций в жж Людвига (рекомендую, кстати), я решил, что, если про/п.5/ этот шанс, то будет повторение прошлогоднего трипа в Барнаул (с той разницей, что вмесо Барнаула мог оказаться любой другой город).

Короче, я написал Людвигу письмо, в котором выразил желание быть организатором лекций в Новосибирске.

Это был самый простой этап.


Небольшое отступление. Интересный момент: часто этот шаг оценивается как самый сложный из-за воображаемой разницы статусов потенциального организатора (чувака, который думает, что вот было бы клево организовать такое событие) и лектора. На самом деле, в большинстве случаев лекторы (мастера, преподаватели, гуру, и т.д.) - такие же люди. Нужно просто не очковать и сделать первый шаг.


Дальше нужно было начинать действовать и решать следующие вопросы:
- набрать людей
- найти помещение
- организовать оплату
- организовать доставку информации до слушателей (когда, где и всякие текущие вопросы по оплате и проч.)
- встреча слушателей
- чай, кофе, печеньки

Пройдемся по каждому пункту.


Набрать людей


По поводу этого пункта я решил вообще не париться и не использовать никакие допольнительные рассылки и прочую социальную хрень. У меня крайне низкая активность в социальных сетях (нулевая, если быть точным), поэтому, чтобы иметь какой-то выхлоп от самостоятельной рекламной кампании, нужно было бы напрягать каких-то знакомых, знакомых знакомых. Короче, не вариант. Я рассудил просто: Людвига читает гораздо больше людей, чем меня и моих знакомых; причем все эти люди - готовые слушатели, поскольку являются читателями Людвига (то есть у них уже сформирован интерес к Людвигу).

Так что на это пункт я забил, и нам удалось обойтись одной площадкой практически до самого конца. Ближе к концу на меня вышли ребята из UniqueStore с предложением разместить информацию о лекции.

В итоге с народом оказалось все ок: в первый день лекцию посетило чуть больше 80 человек, во второй - чуть больше ста.


Найти помещение


Задача найти помещение представлялась мне несложной. Но только до тех пор, пока я не приступил к поискам.

В поисках помещения мне помогала Olga Ga, к которой я ходил какое-то время разговаривать по-английски. Поиски оказались непростыми: как это обычно бывает, не устраивало то одно, то другое.

Когда до лекции оставался месяц (или около того) я решил положиться на запасной вариант - договориться с 2гис. В итоге это был, пожалуй, оптимальный вариант, учитывая все - от места и до условий внутри офиса 2гис (конференц, чай, кофе и проч.).


Организовать оплату


Способа оплатить было три: яндекс деньги, на счет в альфа-банке, на карту. С оплатой передо мной стояло две задачи, как минимум: не облажаться и сделать процесс максимально удобным. Думаю, оплата лекций кому-то могла потрепать нервы (в первую очередь, мне, конечно); например, было несколько случаев, когда не проходили переводы со сберовской карты на карту альфы (я думаю, это связано с особенностями сберовского счета (то ли с мастеркарда нельзя было на визу перевести, то ли что-то в этом духе)).

Самое сложное в приеме платежей - идентификация плательщика. Отличный, кстати, кейс, когда тебе приходится встать по другую сторону прилавка - очень быстро понимаешь, что нужно сделать, когда отправляешь платеж. Это звучит просто, но на деле оказывется, что не для всех это очевидно (собственно, отсюда и сложности): нужно просто оставить правильный комментарий к платежу; а если нет возможности оставить комментарий, нужно сразу же после платежа отправить письмо с максимальным количеством деталей получателю платежа.


Платежи без деталей усиливают состояние тревожного ожидания подвоха. Скажем, приходит вам смс от банка приблизительно такого содержания: "Поступление, сумма: 1000 рублей. Получатель 1212 **** 5545". Ок. Идем в интернет-банк, смотрим выписку по счету: там пункт с поступлением выглядит примерно так же, как в смске - то есть никаких данных об отправителе нет.

В этот момент ты уже произносишь вот это как нельзя подходящее сюда "/п.5/-ж-ты-***-/п.5/" и продолжаешь надеяться на получение письма с подробностями. Иногда такие письма приходят, и все сказанное в адрес отправителя платежа ты забираешь обратно. Все ок.


Если платеж идентифицировать так и не удалось, на помощь, приходит следующий пункт.


Как организовать доставку информации до слушателей


Проблема: есть список имен и фамилий со списком email'ов. Нужно написать им всем индивидуальные письма (без cc, bcc и проч.) с какой-то технической информацией о лекциях. Очевидное решение - рассылки. Но что делать, если ты не знаешь, какие есть рассылки, а письма нужно отправить сегодня? Очевидноый ответ: написать приложение для отправки писем самому.

В моем случае поводов для оттправки писем было несколько: подтвердить, что оплата успешно прошла, письмо тем, кто не оплатил, предлекционное письмо с общей информацией (время, место, как найти, кому звонить, если что-то пошло не так и проч.), плюс еще одна задача появилась после первой лекции, когда выяснилось, что мы сможем принять всех желающих на второй лекции: письмо всем из списка ожидания на вторую лекцию о том, что участие можно оплачивать.

Для начала нужно иметь все списки готовыми для работы: список тех, кто идет на "Хьюстон", список тех, кто идет на "Дизайн", список ожидания на "Дизайн". С этим все просто - заводим гуглдоку, создаем два списка и потом с помощью бэкграунд цветов и простых условных обозначений разруливаем разные стутусы зарегистрировавшихся.

Автоматизировать отправку писем об успешной оплате смысла особого нет, потому что платежи приходят не по расписанию, разрозненно. Проще ответить человеку вручную сразу после получения платежа (чтобы не волновался и чтобы держать статусы в гуглдоке в актуальном состоянии и понимать общую картину).

Остаются три типа писем: письма тем, кто еще не оплатил с напоминаем сделать это поскорее, предлекционные письма на каждый день и список ожадения на "Дизайн".

Я сделал тупо: создал простое (элементарное) rails приложение с парой консольных команд и одним мейлером. В результате мне не пришлось даже запускать само приложение - я просто запускал команду 'rake ludwig_lectures:(not_paid_reminder|huston_reminder|design_reminder|design_overflow_reminder)'. Соответственно, для каждого типа письма создавался свой шаблон. Остальное - дело техники.


Была еще одна задача, которую я решил с помощью этого же приложения. Мне нужно было сформировать список слушателей отсортированных в алфавитном порядке. Проблема была в том, что при регистрации не было строгих правил, в каком порядке указывать имя и фамилию, поэтому в результате в моем списке рядом могли находиться записи "Михаил Иванов" и "Михайлов Иван".

Переставить имя и фамилию я решил вручную (просто дольше провозился бы с составлением списка имен и проч.). После приведения записей к единому типу (<фамилия> <имя>) оставалось просто отсортировать список и поместить его в файл (и распечатать).



Встреча слушателей


Встречать слушателей - задача очень простая (на ее упрощение существенно повлиял выбор офиса 2гис местом проведения лекций). Даже не буду описывать. Единственная сложность была со встречей опоздавших. 28 февраля был очень сильный снегопад и очень много слушателей, не рассчитав свои силы, опоздали. (Самый последний слушатель пришел за 20 минут до кончания лекции ))


Чай, кофе, печеньки


С чаем и кофе благодаря 2гис все сложилось просто. Печеньки я купил в быстрономе по дороге на лекцию. Плюс еще купил бумажные стаканы (терпеть не могу пить кофе (любой горячий напиток) из плачтиковых стаканов).

Во второй день я облажался с бумажными стаканами. Все-таки мне нужно было самому их купить и ни на кого не полагаться. В результате слишком поздно узнал о том, что бумажных стаканов не будет, для того чтобы спуститься вниз и купить.


Итог


Меня итог приятно порадовал. Недовольных я не видел (надеюсь таких и не было). Несколько человек подходили поблагодарить за организацию (это всегда приятно - удовлетоврить чьим-то ожиданиям). Пока не спрашивал мнения о лекциях массово - это в ближайших планах (новая rake команда).