пора готовиться и хотел бы спросить у знающих и опытных, что нужно, как нужно и где заказать... поскольку первый раз буду участвовать в подготовке выставки....

Что заказывать планируете? полиграфическую продукцию, сувениры?

сувенирка и полиграфия само собой...
вопрос, как и что нужно сделать чтобы стенд был замечен и привлекал посетителей, может быть это какие то промоутеры, какие то визуальные эфекты...
на что сегодня нужно делать акцент чтобы быть в центре внимания?

Про полиграфию могу рассказать .
Как можно более предметно должна быть в буклетах, каталогах представлена ваша продукция.
Простые прайс-листы ,отпечатанные на принтере,
теряются без папок или уголков.
Главная сложность - заранее найти время и деньги на подготовку макета, верстку , чтобу не согласовывать все в последний момент. Обязательно много необходимо иметь визиток, календариков, и это можно подготовить заранее - в типографии вроде моей часто бывает пустое место в тиражах, которое можно недорого использовать.
Подробнее - если интересно, в личку.

...если с бакинскими рубрями всё ОК, то:..
...ну ессено выбирай центральную улицу, а лучше пересечение центральных улиц...
...придумай с дизайнером эксклюзивную конструкцию стенда отражающий теметику деятельности компании...
...наводни всякой телеаппаратурой, аудиокричалой...
...прямо на стенде устраивай различные шоу-конкурсы, раздачу (в зависимости от прдукции)...в обшем кричи, шуми, это привлекает внимание...
...девочек человек десять из модельного агенства возьми, одень их с учётом цветов компании во всё наипривлекательнейшее (минимум одежды), пусть где-то даже вызывающе это будет (это в порядке вещей) и в руки дай им свой спам пусть бродят по залу и раздают, а трёх самых сахарных на твой вкус оставь на стенде (в соотношении блондинка-брюнетка-рыженькая) пусть вместо мебели стоят...
...изготовь сувенирку...но тока качественную, на этом нельзя экономить-ведь это лицо вашей фирмы...
...изготовь фирменные стойки под всякую сувенирку...
...представь товар в выгодном свете с точки зрения мерчендайзинга...
...и вот ещё, обязательно направь туда лицо кто за рекламу/маркетинг/PR отвечает, так как могут последовать очень выгодные предложения, чтобы их сразу заценили...
...да, а перед самой ярмаркой за месяца два усиль рекламную кампанию, если не использовал ранее медийные СМИ (телек, радио) то атакуй умы граждан, причём большими объёмами...а за пару недель добавь инфо по поводу вышего присутствия на ярмарке с указанием номера стенда...разработай, типа акцию, стимулирующую посещения стенда вашего (скидки, выгодные условия заключения договоров только в рамках ярмарке) и об этом тоже покричи пару неделек перед ярмаркой, да и во время её, лишним не будет...
...а вот готовиться ужо начинай щас...встреться с ярмаркой договрись о месте, площади...
...если ещё чё интресно пиши в личку...

по полиграфии тоже можем помочь, если есть интерес пиши в личку или стучи в асю

полиграфия и сувенирка - вопрос второй, хотя и не менее важный... дело именно в грамотном оформление стенда, спасибо предыдущим ораторам за высказывания, все учту... стенд хочется оформить так скажем, на гране фола... в какой то мере исключить туда попадание "пионеров" и бабушек которым вот ну никак не нужна узкоспециализированная инфа о продукции и услугах, но они тащут со стенда все потомучто надо...

Во-первых, конечно место стенда играет важную роль, НО все лучшие места всегда забронированы постоянными клиентами. Посему выбор небольшой
Во-вторых, как показывает практика по оформлению стенда лучше придерживаться 2-х вариантов: либо выдержать в корпоративном стиле - если он удачный, либо думать над креативным решением, которое "зацепит" и привлечет посетителей.
По поводу буклетов и полиграфии, мы как-то даже замер пытались провести по эффективности раздачи листовок на ярмарке - результаты, мягко говоря, не очень. Но без данных материалов не обойтись.

Если хочется стенд на грани фола, то придется сильно раскошелиться, строили стенд в 2 этажа, с кучей света- возникли проблемы с выделением мощностей у ярмарки, надо уже заключать договора, и делать частичную оплату. Через месяц уже можно попасть. Останется только то, что останется....