Господа рекламисты, специалисты по PR и прочие управленцы! Очень хотелось бы получить Ваш компетентный совет по части организации встречи региональных дилеров с конференцией и последующими развлекалками. Никогда этим не занималась, так что подобое пожелание начальства поставило меня в тупик. Исходные данные таковы.
1. Встреча должна проходить во второй половине сентября где-нибудь на Волге. Изначально рассматривался Нижний Новгород, но это как вариант.
2. Участников - человек 20 - 30 незнакомых между собой людей, которых надо разместить в гостинице, собрать потом в кучу, провести с ниими конференцию, а потом еще и не дать уснуть от скуки.
3. Все это мероприятие должно уложиться в сутки примерно (либо 2 ночи/ 1 день).
4. Так как это Волга, то хотелось бы покататься на теплоходике, полюбоваться красотами, благо, в отличие от Новосибирска, там в это время еще достаточно тепло.
Собственно, хотелось бы услышать Ваши рекомендации, как это дело хитро провернуть, чтобы эта встреча была и информационной, и запоминающейся с точки зрения впечатлений.
Очень надеюсь на ответы...

Нанять локальное (Волжское) PR или BTL агентство, иные варианты -рискованы, муторны и опасны!

Не вижу никаких проблем.
Надо провести моговой штурм с целью ответа на вопрос "Что будем делать?". На нем набросать всевозможные идеи по временнОму ходу проекта. То есть, постепенно отвечая на вопросы типа:
- Как участники узнают о встрече?
- Кто доставит им приглашения?
- ...
- Как будем собирать мнения о встрече?
- Где опубликуем эти мнения?

Штурм записываете на видео. Затем делаете декомпозицию проекта (расписываете иерархию задач, подзадач, операций проекта). Расставляете длительность каждой, и кто ответственный, а также ориентировочные затраты на каждую операцию. Суммируете и выводите ориентировочный бюджет. Планировать подготовку лучше от конца (с даты завершения последней операции). Это позволит понять реальность/нереальность старта.

Если есть ресурсы, наймите хорошее агентство для этой работы. Посмотрите портфолио новосибирских агентств, кто делал что-то подобное, но не в Новосибирске. Если будете сами делать, готовьтесь к "всплыванию" неясных изначально проблем (забыли учесть, не успели сделать, доставили позже, скомкали сценарий).
Волжских подрядчиков придется контролировать Вам и на месте (Ваша командировка за неделю до начала встречи).

Успехов!

Спасибо))
Какие-то пункты для меня ясны. Допустим, ничего сложного нет в том, чтобы забронировать номера, заказать конференц-зал, организовать доставку гостей в гостиницу, а предварительно напечатать и разослать приглашения с примерной программой мероприятия, организовать кофе-брейк или фуршет... А вот чего с ними дальше-то делать? По моему опыту, деловая часть встречи займет от силы часа 3, а потом у 20 совершенно незнакомых между собой людей будет масса свободного времени, да еще и в чужом городе. Есть, конечно, различного рода варианты организации корпоративных мероприятий, предлагаемых агентствами, но:
- вариант "Шарики-тамада-Верка Сердючка-цыгане" отметается сразу, ибо все-таки я себя уважаю и до такого времяпровождения опускаться не буду;
- вариант "Катание по Волге" заманчив, но не станет ли гостям скучно через час любования пейзажами?
- будут ли уместны варианты загородного отдыха с экстримальным уклоном типа катания на лошадях, поездок к озеру на пикник, посещения какого-либо монастыря или деревни, переправы через реку и т. д.?

Без знания о встречающейся аудитории и особенностях ее бизнеса можно долго гадать, что им нравится/не нравитсяИ потом. Здесь Вам вряд ли дадут бесплатные советы с рабочими идеями. Не потому, что жалко идеи. А потому, что на поиск идей для Вашей ситуации и для конкретной территории реализации проекта нужно время и деньги.

Если во время катания по Волге будет фуршет и какие-то минимальные развлечения, то те, кто налюбуются видами, смогут развлечься по-другому.
Активгный отдых почти всегда воспринимается положительно (говорю как человек, побывавший на дилерских конференциях и много общавшийся с людьми, которые тоже бывали на них). только надо обязательно предупредить Ваших гостей, какая форма одежды нужна.
А в целом соглашусь с советами - лучше обратиться к агентству, потому что Вы не знаете города и не имеет опыта проведения таких мероприятий. Если знаете какие-то компании (я имею в виду не агентства по организации меороприятий, а непосредственных заказчиков), которые успешно проводили что-то подобное, спросите у них, к кому они обращались.
Пусть агентство предложит Вам несколько вариантов: экстремальные, традиционные, а Вы уже определитесь.